Secrétaire administrative et pédagogique

Référence de l’offre : ADM-036

Lieu d’exercice : IFSI de l’Hôpital du Gier (St Chamond)
Temps complet
CDD, CDI, mutation

La secrétaire administrative et pédagogique travaille au sein d’une équipe constituée d’un directeur des soins, d’un cadre supérieur de santé référent pédagogique et adjoint au directeur, de 19 formateurs cadres de santé, d’un adjoint des cadres – responsable administrative, de 3 agents administratifs, d’un documentaliste et de 2 agents d’entretien.

Activités principales

• Gestion des pré-rentrées et rentrées des étudiants et/ou élèves
• Suivi administratif des dossiers étudiants et/ou élèves
• Traitement des absences étudiants : enregistrement sous logiciel, bilan des absences, rédaction de décision, envoi lettres d’alerte.
• Déclaration des absences organismes
• Réalisation des attestations mensuelles de présence des étudiants pour employeurs
• Gestion mensuelle des vacataires
• Gestion des stages
• Traitement des frais de déplacements et des indemnités de stage pour les étudiants infirmiers et transmission au service paie
• Mise en forme des évaluations et affichage des notes sur plateforme des étudiants
• Préparation de la Commission d’Attribution des Crédits (CAC)
• Gestion du dossier du diplôme d’Etat

Activités secondaires

• Accueil – standard téléphonique
• Traitement des messages téléphoniques et des courriels
• Frappe de documents en lien avec la pédagogie : projet pédagogique, projet d’année, règlement intérieur, compte rendu …
• Participation à la démarche qualité de l’IFSI et à la promotion de l’image de l’IFSI
• Participation aux réunions institutionnelles,
• Déclaration en ligne des accidents de travail des étudiants
• Gestion des archives, classement.

Aptitudes et savoir-faire

• Avoir le sens de l’accueil et disponibilité envers le public, les étudiants/élèves, l’équipe
• Savoir renseigner, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Transmettre les informations par oral ou par écrit en respectant la discrétion professionnelle
• Posséder des qualités relationnelles et d’écoute
• Maîtriser les outils informatiques, Word, Excel et logiciels spécifiques BL Scolarité, BL Concours…Faire preuve de rigueur, d’organisation, d’anticipation, d’autonomie, de polyvalence
• Respecter les procédures administratives
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte de son travail
• Avoir l’esprit d’initiative

Informations diverses

• Poste Adjoint administratif
• Temps de travail à temps complet
• Poste de travail : poste matin / journée / soir du lundi au vendredi avec une amplitude horaire de 7h45 à 15h15 ; de
  9h00 à 16h30 ; de 10h00 à 17h30.
• Congés annuels : 28 jours (en fonction du temps de travail) dont 10 jours sur la fermeture des vacances de fin d’année, 5 jours sur la fermeture des vacances de printemps et 10 jours sur la fermeture des vacances d’été.
• RTT : 15 jours (en fonction du temps de travail). 1 jour de CA ou de RTT à rendre pour la journée de solidarité (lundi de Pentecôte).
• Repos le weekend (possibilité de travail un samedi lors de la JPO).
• Permanence administrative à assurer pendant l’été selon le calendrier prédéfini

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Par mail

recrutement@hopitaldugier.fr

(CV et lettre de motivation au format Word ou PDF max. 5 Mo)

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